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“通知”不“知”为哪般
厦门大学人文学院中文系 蔡淑美

2015年中秋、国庆双节将至,这不,前两天我就收到了所在单位——厦门大学发来的放假通知。按理说,繁重的教学、科研工作之间有几天假期可以好好放松一把,是多么值得期待的事情。可是,每次接到学校的放假通知,我这脑袋就开始发懵、发胀,因为我总是看不太懂。您会说,中文系任教的人还看不懂学校通知?这不是开玩笑嘛。不信?那就请您来看一看。

关于2015年中秋节、国庆节放假有关事项的通知
学校各单位:
根据国家规定及有关通知,结合我校实际情况,现将2015年中秋节、国庆节放假安排通知如下:
今年中秋节为9月27日(星期日),调休日并入国庆节放假。国庆节放假时间为10月1日至7日,共7天。10月7日(星期三)与10日(星期六,公休日)对调。10月10日(星期六)正常上班。
有关课程调整为:
1.10月4日(星期日)按照课表照常上课。
2.10月5日(星期一)上9月27日(星期日)的课程。
3.10月6日(星期二)上10月3日(星期六)的课程。
4.10月7日(星期三)上10月10日(星期六)的课程。
5.10月10日(星期六)上10月7日(星期三)的课程。
放假期间各单位要妥善安排好值班,切实做好卫生防疫和安全保卫等工作,遇有重大突发事件发生,请及时报告并妥善处置,确保师生员工度过一个欢乐祥和的假期。
厦门大学办公室
2015年09月22日

怎么样,看明白我们学校是怎么放假的了吗?哪天要上课,哪天不用上课?明明说好放假时间是10月1号到7号的,怎么从10月4号开始一直到6号还要上课呢,而且还是上周六、周日的课?更让人摸不着头脑的是课程调整中的第4条和第5条,10月7号和10号的课对调。10号补7号的课好理解,放了那么多天假了,补回来原本不在假期之内的一天。可是7号上10号的课就很难理解,7号明明是放假日啊。即便您大脑已经高速运转、飞快计算了,是否还像我这样望通知而发懵呢?

每每收到这样的放假通知,心里都免不了抱怨几句。也常搞不清楚到底是怎么放假的,怕出现教学事故,还得亲自去问教学秘书。次数多了,我也就逐渐弄明白厦大放假的通知路数了。情况是这样的:对于厦大一般院系的教职工和学生来说,周六、周日是公休日,并没有课程安排。除此之外,厦大还有继续教育学院、网络教育学院和在职研究生进修班这样的比较特殊的课程班。由于无法在周一到周五的时间段内安排课程,周末公休日或者假期便成了他们能利用的最佳时间。上面通知中第1—4条的安排是只针对这部分人员所做的调整。而第5条与前4条相反,它针对的是前面说到的一般院系的、没有周末教学安排的师生。当然,厦大还有面向全日制本科生的双学位课程,那么对于有这部分课程任务的师生而言,这5条都是适用的。攻读双学位的学生不仅要完成周一到周五正常时间段的学习,还要利用周末公休时间去辅修其他专业。尽管不能尽情享受长假期带来的轻松和惬意,但付出得越多,回报也就越大,双学位的意义也正在于此。

这则放假通知(包括以往我所收到的放假通知)是将三种具有不同课程任务和安排的师生放在同一个平面上作出了统一指示。实际上,课程性质和教学模式是复杂的,不同的师生所对应的情况也各有不同,应该分门别类地进行具体指示。而写通知的人却图省事方便,将所有的课程调整列在一起,看起来好像面面俱到,每种情况都包含进去了,但看通知的人可就苦了。对应着不同情况的教师和学生在看到这样的通知时,需要先判断自己所属的类别,然后再在一堆细则里费尽周折地寻找着属于自己的那份安排。比如对于既不用上继续教育、网络教育或进修班课程也不用上双学位课程的我来说,这则通知最关键的信息其实就是两句话——“国庆节放假时间为10月1日至7日,共7天”和第五条“10月10日(星期六)上10月7日(星期三)的课程”,其他的信息都可以不看。而我每次看这样的通知时,都需要用排除法去掉大量跟我不相关的信息,然后再挑出我所要的信息,这可真是个既费时、费力又费神的活儿。

如此写法的通知之所以让人感到困惑,从认知的角度来说,是没有考虑到范畴化问题。简单地说,范畴化就是人对世界万物进行分类的过程和能力,这是认识世界的一种最为基本的认知方式和心智过程。面对所处世界里千差万别的现实,我们将具有相同属性的事物归为同一个范畴,将具有不同属性的事物归在不同的范畴,在此基础上再来认识和研究具体的范畴。对世界的探索过程其实就是一个不断对世界进行范畴化的过程。如果没有这种范畴化的能力,我们便无法对复杂现象和经验进行处理、构造、储存等,也无法进行推理等更高层面的认知活动,难免会陷入到一种混乱无序、焦躁不安的情绪中去。这则放假通知由于没有先将承担不同课程任务的师生作范畴化处理,而是将他们混在一起列出所有调整信息,违反了人对信息进行加工的范畴化需求,由此带来了信息处理的不便,甚至引起困惑,让人感觉乱码一团。

放假通知是一种指示性的通知,它是针对特定对象就放假这一事项作出具体的规定和指示。写这种类型的通知,应该精简扼要,清楚明了。只有分门别类地将各种不同的情况分清楚,读通知的人才能快速有效地找到自己所需信息。基于此,我将原通知拟改如下(只改动有关放假信息的这部分),改得如何还请各位方家指正。

关于2015年中秋节、国庆节放假有关事项的通知
学校各单位:
根据国家规定及有关通知,结合我校实际情况,现将2015年中秋节、国庆节放假安排通知如下:
一、放假时间:
1.中秋节:9月27日放假。
2.国庆节:10月1日至10月7日放假,共7天。10月10日(星期六)上10月7日(周三)的课。
二、周末有教学任务的单位(继续教育学院、网络教育学院和在职研究生进修班等)放假时间及课程调整如下:
1.10月1日—3日放假,4日(星期日)按照课表照常上课。
2.10月5日(星期一)上9月27日(星期日)的课程。
3.10月6日(星期二)上10月3日(星期六)的课程。
4.10月7日(星期三)上10月10日(星期六)的课程。
三、双学位课程除了参照以上“二”,还需在10月10日(星期六)上10月7日(周三)的课。
放假期间各单位要妥善安排好值班,切实做好卫生防疫和安全保卫等工作,遇有重大突发事件发生,请及时报告并妥善处置,确保师生员工度过一个欢乐祥和的假期。
厦门大学办公室
2015年09月22日

写通知的人,心中要有读者,才能将通知写得严谨明白,才能达到让读者由“通”到“知”的效果。写通知如此,做其他事情也应如此,这是与人方便、与人为善的表现。


  2016 年第 2 期 总第 36 期(双月刊) 主 编:于根元 编辑部邮箱:yuyanshenghuo@163.com
  2016 年 3 月 10 日出刊 副主编:刘艳春  
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